A conclusione del percorso in cui abbiamo analizzato il database Spese di viaggio, vorrei illustrare la Tabella Pivot.
So che di solito è uno degli argomenti che vengono trattati per ultimi nei tutorial di Excel avanzato, ma mi piace pensare che nessun argomento debba fare paura e sia giusto vederlo nel momento in cui serve, con un esempio pratico.
Ritorniamo perciò al nostro database:
Fig. 1
Selezioniamo il range di celle A4:L11 e quindi creiamo una tabella Pivot. Ecco come:
Fig. 2
Scegliere dal menu in alto Inserisci, quindi premere l'icona Tabella Pivot e si apre la maschera come da Fig. 2
L'intervallo di celle a cui la Pivot fa riferimento è già stato selezionato da noi, ma può essere modificata, oppure si può inserire un nome (dato precedentemente a quel range di celle), come abbiamo visto nel post Database Spese viaggio #1 (nominare una zona, Destra, Sinistra)
Se vogliamo che la tabella appaia in un foglio a parte, lasciamo spuntata la voce Nuovo foglio di lavoro, altrimenti possiamo posizionarla in un foglio esistente, spuntando la casella sottostante e selezionando la cella dove vorremmo vedere la tabella.
Fig. 3
Fig. 4
Trascinare nel box Etichette di riga, tutte le voci che vogliamo visualizzare nella tabella. Nel nostro caso abbiamo inserito Tipo viaggio, Matricola, Cognome, Nome.
Nel Box Etichette di colonna abbiamo trascinato Mese, perché, così facendo, possiamo ottenere una colonna per ogni mese e visualizzare l'andamento mensile.
Quindi trasciniamo la voce Importo nel Box Valori, in quanto si tratta di una colonna che va considerata come numero e non come etichetta, ciò permette anche di ottenere dei subtotali/totali.
A questo punto si noterà che la visualizzazione non è di facile lettura. E' possibile perciò, modificare la visualizzazione della tabella. Ecco come:
Il menu Progettazione fornisce un elenco di formati di tabella. Solitamente scelgo il primo che è il più semplice. La scelta può essere diversa nel caso la tabella debba essere presentata a terzi, mentre se si tratta di una tabella di lavoro, la formattazione deve rispondere solo a requisiti di semplicità e praticità.
Per questo motivo, solitamente imposto il Layout Rapporto in modalità "Mostra in formato tabella".
Per modificare ulteriormente la visualizzazione della tabella, è possibile togliere i subtotali premendo l'icona in altro a sinistra (Fig. 6) oppure ci si può posizionare sull'intestazione del campo; premendo il tasto destro del mouse si apre una maschera
Fig.6
dalla quale è possibile togliere la spunta dalla voce Subtotale "nome del campo", oppure si può togliere premendo Impostazioni di campo che apre un'altra maschera dove, nella sezione Subtotali, basta selezionare Assenti. In questa stessa maschera, inoltre, è possibile dare un nome personalizzato al campo, digitandolo nella casella.
Se si vuole formattare la colonna importo, è sufficiente porsi nella colonna degli importi, cliccare il tasto destro che procederà all'apertura di una maschera simile a quella che abbiamo appena visto, ma che invece della voce di menu "Impostazioni campo" avrà la dicitura "Impostazioni campo valore".
Fig. 7
Si apre una maschera, alla fine della quale c'è un pulsante Formato numero, che fa aprire una terza maschera dove è possibile dare il formato corretto ai numeri (come ad esempio il separatore delle migliaia che dà subito un'impressione di ordine nella visualizzazioe dei dati)
La formattazione è possibile applicarla anche selezionando la zona e premendo le solite icone per la formattazione in Home, però, una volta riaggiornata la tabella queste impostazioni andranno perse. Il mio consiglio, perciò, è di farla una volta per tutte come in fig. 7.
Il risultato, dopo aver tolto i subtotali dalle colonne Matricola e Cognome ed aver inserito il separatore di migliaia è il seguente:
Fig. 8
A questo punto possiamo evidenziare i subtotali in grassetto, posizionandoci nella riga di un subtotale finchè non appare la freccetta nera, e quindi possiamo selezionare il tasto B (grassetto) dal menu di formattazione celle in Home.
E' importante sapere che ad ogni cambiamento dei dati del database, è necessario aggiornare la tabella attraverso l'icona Aggiorna (come da Fig. 8) e per modificare l'area del database selezionare l'icona Cambia origine dati. Inoltre per far riapparire l'elenco dei campi, selezionare l'icona Elenco campi in alto a destra.
In questo post abbiamo visto più che altro la costruzione e la formattazione delle tabelle pivot, nel prossimo post parleremo di come possano essere utilizzate e come spostando i campi riescano a soddisfare esigenze di analisi diverse.
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