Database Spese viaggio #2 (Cerca.vert)

Dicevamo nel post precedente che ci serve incrociare un dato che arriva da una fonte esterna, con un formato diverso, con la corrispondente matricola contenuta nella tabella Dipendenti della  figura 2.

Fig. 2

Ma torniamo al nostro database Spese viaggio:

Fig. 1

Nel post precedente abbiamo ottenuto la matricola con lo stesso formato della tabella Dipendenti, ora possiamo perciò rintracciare il nome e il cognome del dipendente dall'anagrafica aziendale.

E' giunto il momento di vedere come funziona la  funzione Cerca.vert

La funzione Cerca.vert serve a rintracciare un'informazione all'interno di una tabella, il che permette di completare i dati in maniera automatica, con risparmio di tempo ed eliminando il rischio di errore nella digitazione.

=CERCA.VERT($H5;Dipendenti;2;0)

Nell'esempio la formula stabilisce quale Cognome corrisponde al codice matricola 001. L'informazione chiave in comune tra il database e la Tabella è la Matricola (colonna I).

H5 si riferisce all'informazione che si vuole cercare nella tabella (è quindi l'elemento chiave che deve essere presente in entrambe le tabelle). Il riferimento di cella è misto (rif. di colonna assoluto, rif. di riga relativo), perché ad ogni riga, cambia l'informazione, ma il puntamento deve essere fatto sempre nella stessa colonna H. Se ci sono dubbi sull'uso dei riferimenti relativi ed assoluti, vedere qui.

Dipendenti è il nome che è stato attribuito alla tabella di anagrafica. E' costituita da un range di celle (A2:C7) al quale, nel post precedente, è stato dato un nome (Dipendenti). Nella prima colonna della tabella ci deve essere l'informazione da cercare (nell'esempio: 001).

2 (indice) è la colonna, all'interno della tabella, nella quale si trova l'informazione che vogliamo venga restituita dalla formula (es. al codice 001 corrisponde nella seconda colonna l'informazione che cercavamo e cioè "Rossi")

0 sta per FALSO: significa che la formula cerca la corrispondenza esatta del valore con i dati contenuti nella prima colonna (chiave) della tabella. Se si indica VERO o si omette, la formula restituirà il primo numero che si avvicina al valore richiesto (dando perciò un risultato non attendibile).

A questo punto è sufficiente copiare la formula nella cella in fianco (colonna con etichetta Nome) per ottenere il Nome corrispondente alla Matricola 001 andando solo a modificare l'indice, cioè la colonna in cui si trova l'informazione cercata, da 2 a 3 (è sufficiente cioè contare le colonne, tenendo presente che la chiave deve sempre trovarsi nella prima colonna della tabella)

=CERCA.VERT($H5;Dipendenti;3;0)

La formula così modificata restituisce "Mario".

Anticipo solo che indicando come "indice" un riferimento di riga, invece che di colonna, si può capire come la funzione Cerca.orizz sia molto simile al Cerca.vert. Ma lo vedremo più avanti, con qualche altro esempio.

La prossima volta, invece, continueremo a vedere le formule relative al database Spese di viaggio.

Post precedente:

• Database Spese viaggio #1 (nominare una zona, Destra, Sinistra)