Database Struttura Contabile n. 2 (Funzione CERCA.VERT, Unione testo celle)

Alla fine del post precedente, abbiamo visto come appare il nostro database una volta aggiornati i dati che abbiamo estratto da un'altra applicazione. E' bene sottolineare che questo passaggio sarà possibile ripeterlo tutte le volte che vogliamo aggiornare il nostro bilancio riclassificato.

Il database in questione, a questo punto, appare così:

Fig. 1

A sinistra, evidenziati in giallino, troviamo i dati che di volta in volta andremo ad aggiornare attraverso una nuova estrazione, mentre sulla destra, dalla colonna E per intendersi, appaiono ora le formule che costituiranno il tessuto del nostro file. Una volta create, e a breve le vedremo nel dettaglio, costituiranno la struttura stabile del nostro modello.

Prima però, vi voglio mostrare le tabelle necessarie al funzionamento di queste formule: sono la Tabella_conti e la Tabella_cdc che abbiamo creato e nominato nel foglio "Tabelle". Eccole:

Fig. 2

In Fig. 2 si nota che nel foglio Tabelle abbiamo creato le due suddette tabelle:

• Tabella_conti: permette di abbinare dei conti di contabilità (che identificano i costi/ricavi per natura), presi da un immaginario piano dei conti, a conti MACRO (CONTI RICL). Nell'esempio il piano dei conti è molto scarno e quindi il rapporto conto/conto Macro è uno a uno, ma in un reale piano dei conti il rapporto sarebbe n conti a 1 conto Macro
• Tabella_cdc: permette di abbinare un centro di costo (=area di responsabilità e quindi identifica i costi/ricavi per destinazione) ad una Macro area di centro di costo (CDC RICL). Anche qui il rapporto può essere di n cdc a 1 Macro area cdc.

Le tabelle sono state create e quindi nominate. Per vedere come si nomina un range di celle, potete tornare qui.

Vediamo ora le formule. Mi piace colorare le formule nei database, perché così distinguo subito le formule dai numeri "scolpiti", ma questa è solo una questione di praticità e di gusto personale.

Fig. 3

Vediamo la formula digitata in F3

=CERCA.VERT($A3;Tabella_conto;3;0)        restituisce   A100   

Rispolveriamo velocemente come funziona il Cerca.vert. Si vuole cercare quale conto Ricl. corrisponde al conto di contabilità che si trova in A3. La tabella dove viene attivata la ricerca è Tabella_conto e la posizione in cui trovare il conto riclassificato è la colonna 3 (ricordo che si parte dalla prima colonna in cui si trova la chiave e si contano le colonne fino a trovare quella che vogliamo venga restituita dalla formula)

Sarà sufficiente copiare la formula nella colonna a destra e modificare la posizione da 3 a 4, perché la formula restituisca la descrizione del conto riclassificato

=CERCA.VERT($A3;Tabella_conto;4;0)         restituisce   Vendite

Nella Fig. 4 è possibile vedere che per ottenere il CDC RICL. basta inserire una formula simile a quelle appena viste: è sufficiente cambiare il riferimento alla chiave (da $A3 a $E3) e il nome della tabella (da Tabella_conto a Tabella_cdc) e verificare la posizione.

Fig. 4

Arrivati fin qui, mancano solo due formule: Chiave e Mastro.

Vediamo velocemente la prima, mentre la seconda la vedremo nel prossimo post

Introduciamo il concetto di Chiave. A volte è necessario legare più informazioni per effettuare una ricerca più complessa. Come vedremo in dettaglio nel prossimo post, ci serve evidenziare il legame conto/centro di costo.

Per far questo possiamo unire il testo delle due celle interessate

Fig. 5

La formula  =F3&H3 resituisce come valore A100AA che è la chiave che ci serve ad identificare in maniera univoca l'incrocio Vendite/Commerciale.

Per capirne l'uso vi rimando al prossimo post.



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