Eccoci qua, il viaggio attraverso Excel comincia. Partiamo da un file dove ho costruito un piccolo database:
vi sono elencate le spese viaggio di alcune persone: ogni campo (colonna) è caratterizzato da un'etichetta (titolo) e in ogni riga di quel campo sono contenuti i dati relativi. Ogni riga del database rappresenta un record, cioè un insieme di informazioni (inserite campo per campo) relative all'argomento del database (nel nostro esempio, tutte le informazioni relative ad un viaggio). L'insieme dei dati costituisce il database e le varie informazioni possono essere raggruppate ed analizzate in vari modi.
Nella Fig. 1 le informazioni in nero sono quelle già contenute nel database (prossimamente spiegherò come si possano trasformare file con estensione .txt (estratti da altre applicazioni) in file Excel, o come si possa creare una maschera di inserimento dati), mentre in rosso ho evidenziato le formule che ora vedremo insieme.
Fig.1
Nell'esempio il database (all'interno del foglio dbase) è composto da una riga per ogni viaggio effettuato, con le informazioni CodiceMatrice| Dipendente| Data Acquisto| Data Viaggio| Meta| Tipo viaggio| Importo.
Prima di tutto vogliamo incrociare i dati che provengono da una fonte esterna con una tabella contentente i codici matricola dei dipendenti, il nome e il cognome. Lo scopo è sia di uniformare le informazioni (nel file ricevuto dall'agenzia il nome non è sempre scritto uguale) sia di verificare eventuali errori di attribuzione matricola/dipendente.
I dati ufficiali della nostra anagrafica del personale sono contenuti nella seguente tabella (nel foglio Tabelle):
Fig. 2
In questa tabella sono elencati i dipendenti e la relativa matricola. Per meglio identificare il range di celle che costituiscono la tabella è consigliabile darle un nome.
Nominare una zona
Selezionare le celle da A2 a C7 tenendo premuto il tasto del mouse.
Fig. 3
Selezionare dal menu in alto Formule e quindi Definisci nome. Si apre la maschera dove è possibile attribuire un nome al range di celle selezionate. Premere OK.
A questo punto possiamo tornare alla Fig. 1 e vedere la prima formula nella colonna Matricola (cella H5 che restituisce come risultato 001)
La formula inserita è =DESTRA("000"&A5;3)
Normalmente questa formula serve a estrapolare parte del contenuto di una cella.
Ad esempio se vogliamo isolare il nome del dipendente nella colonna B5, attraverso la formula =DESTRA(B5;5) otterremo Mario
B5 è la cella che contiene le informazioni che cerchiamo
5 è il numero di caratteri che vogliamo isolare nel contenuto della cella a partire da DESTRA e quindi
se prendiamo i 5 caratteri della cella che contiene Rossi/Mario, partendo da destra otterremo come risultato Mario.
Va da sè che se volessimo invece ottenere i primi cinque caratteri della cella la formula =SINISTRA(B5;5) ci restituirebbe Rossi (i cinque caratteri della cella B5 a partire da sinistra)
Tutta questa premessa, pr spiegare invece un uso un po' diverso della formula in questione:
=DESTRA("000"&A5;3)
nel senso che la formula restituisce i caratteri indicati a partire da destra della cella A5 (che contiene 1), però nel contempo le forniamo anche un formato particolare, e cioè stabiliamo che tutti i codici restituiti da questa formula devono essere di tre caratteri. Perciò la formula, così impostata, legge 1 ma restituisce 001.
Tutto questo perché ci serve incrociare un dato che arriva dall'esterno, con un formato diverso, con la corrispondente matricola contenuta nella tabella Dipendenti della figura 2 e 3.
Ma di questo ne parliamo la prossima volta.
Nella Fig. 1 le informazioni in nero sono quelle già contenute nel database (prossimamente spiegherò come si possano trasformare file con estensione .txt (estratti da altre applicazioni) in file Excel, o come si possa creare una maschera di inserimento dati), mentre in rosso ho evidenziato le formule che ora vedremo insieme.
Fig.1
Nell'esempio il database (all'interno del foglio dbase) è composto da una riga per ogni viaggio effettuato, con le informazioni CodiceMatrice| Dipendente| Data Acquisto| Data Viaggio| Meta| Tipo viaggio| Importo.
Prima di tutto vogliamo incrociare i dati che provengono da una fonte esterna con una tabella contentente i codici matricola dei dipendenti, il nome e il cognome. Lo scopo è sia di uniformare le informazioni (nel file ricevuto dall'agenzia il nome non è sempre scritto uguale) sia di verificare eventuali errori di attribuzione matricola/dipendente.
I dati ufficiali della nostra anagrafica del personale sono contenuti nella seguente tabella (nel foglio Tabelle):
Fig. 2
In questa tabella sono elencati i dipendenti e la relativa matricola. Per meglio identificare il range di celle che costituiscono la tabella è consigliabile darle un nome.
Nominare una zona
Selezionare le celle da A2 a C7 tenendo premuto il tasto del mouse.
Fig. 3
Selezionare dal menu in alto Formule e quindi Definisci nome. Si apre la maschera dove è possibile attribuire un nome al range di celle selezionate. Premere OK.
A questo punto possiamo tornare alla Fig. 1 e vedere la prima formula nella colonna Matricola (cella H5 che restituisce come risultato 001)
La formula inserita è =DESTRA("000"&A5;3)
Normalmente questa formula serve a estrapolare parte del contenuto di una cella.
Ad esempio se vogliamo isolare il nome del dipendente nella colonna B5, attraverso la formula =DESTRA(B5;5) otterremo Mario
B5 è la cella che contiene le informazioni che cerchiamo
5 è il numero di caratteri che vogliamo isolare nel contenuto della cella a partire da DESTRA e quindi
se prendiamo i 5 caratteri della cella che contiene Rossi/Mario, partendo da destra otterremo come risultato Mario.
Va da sè che se volessimo invece ottenere i primi cinque caratteri della cella la formula =SINISTRA(B5;5) ci restituirebbe Rossi (i cinque caratteri della cella B5 a partire da sinistra)
Tutta questa premessa, pr spiegare invece un uso un po' diverso della formula in questione:
=DESTRA("000"&A5;3)
nel senso che la formula restituisce i caratteri indicati a partire da destra della cella A5 (che contiene 1), però nel contempo le forniamo anche un formato particolare, e cioè stabiliamo che tutti i codici restituiti da questa formula devono essere di tre caratteri. Perciò la formula, così impostata, legge 1 ma restituisce 001.
Tutto questo perché ci serve incrociare un dato che arriva dall'esterno, con un formato diverso, con la corrispondente matricola contenuta nella tabella Dipendenti della figura 2 e 3.
Ma di questo ne parliamo la prossima volta.
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